Audit Tata Kelola Academic Information System Menggunakan Framework Cobit 2019

Abstrak

Pengelolaan sumber daya Teknologi Informasi yang baik efektif, efisien, dan terkendali menghasilkan value bagi sebuah institusi. Upaya untuk mendukung proses manajemen mengembangakan AIS sebagai alat untuk mengevaluasi arah kebijakan, kebutuhan fungsional, dan risiko belum diterapkan secara sempurna. Penelitian ini merupakan audit disertai analisis sistematis untuk mengukur tingkat kematangan sistem Academic Information System (AIS) di STIKES Guna Bangsa Yogyakarta menggunakan framework COBIT 2019. Fokus penelitian adalah pada tata kelola proyek pengembangan AIS yaitu pada proses pengelolaan sumber daya (EDM04) dan inovasi terkelola (APO04). Luaran yang diharapkan adalah sebuah rekomendasi untuk memaksimalkan proses pengembangan sistem menggunakan metode bertahap, yaitu observasi, data collection, data validation, dan identifikasi data maturity level. Audit dan analisis yang dilakukan penelitian ini menemukan tata kelola dalam pengembangan AIS kondisi saat ini berada pada maturity level 2 (managed process) dengan nilai EDM04 = 2,29 dan APO04 = 2,25. Artinya proses sudah dilakukan, tetapi hanya sekedar dilakukan sehingga kurang mencapai tujuan yang diharapkan. Hal ini ditandai dengan ada proses yang tidak lengkap dan tidak terorganisasi dengan baik. Untuk menuju maturity level yang maksimal yaitu level 5, penelitian ini merekomendasikan pengelola untuk melengkapi SOP yang akan dijadikan rujukan dan juga memperbaharui dokumen-dokumen sehingga mengikuti sistem yang dikembangkan sesuai teknologi terkini. Sebagai catatan tambahan lingkungan kerja yang kondusif perlu diciptakan guna mencapai inovasi yang maksimal sesuai dengan sumber daya yang dimiliki.

Abstract

Good management of Information Technology resources is effective, efficient, and controlled to produce value for an institution. Efforts to support the management process to develop AIS as a tool to evaluate policy directions, functional requirements, and risks have not been implemented perfectly. This research is an audit accompanied by a systematic analysis to measure the maturity level of the Academic Information System (AIS) system at STIKES Guna Bangsa Yogyakarta using the COBIT 2019 framework. The focus of the research is on the governance of the AIS development project, namely the resource management process (EDM04) and managed innovation ( APO04). The expected output is a recommendation to maximize the system development process using a gradual method, namely observation, data collection, data validation, and identification of maturity level data. The audit and analysis conducted in this study found that governance in the development of AIS is currently at maturity level 2 (managed process) with a value of EDM04 = 2.29 and APO04 = 2.25. This means that the process has been carried out, but only done so that it does not achieve the expected goals. It is characterized by incomplete and poorly organized processes. To reach the maximum maturity level, namely level 5, this study recommends managers complete SOPs that will be used as references and also update documents so that they follow the system developed according to the latest technology. As an additional note, a conducive work environment needs to be created to achieve maximum innovation following the available resources.