Sistem Pelacakan Dokumen Berbasis Seluler dan Kode QR

Abstrak

Dalam pelaksanaan sensus/survei, BPS memiliki sistem yang digunakan dalam pengelolaan dokumen. Sistem ini membantu BPS dalam mengelola dokumen khususnya kuesioner mulai dari pengadaan hingga pendistribusian. Sistem tersebut terdapat beberapa permasalahan diantaranya diantaranya laporan yang masuk tidak terintegrasi dan dalam format yang tidak standar sehingga menimbukan kendala dalam melakukan rekapitulasi, laporan  kurang aktual dikarenakan laporan didapat setelah proses pengumpulan data di lapangan sudah selesai, dan metode penginputan memungkinan terjadi human error berupa kesalahan pengetikan identitas dokumen. Penelitian ini mencoba mengatasi permasalahan tersebut dengan melakukan pengembangan sistem informasi dan menerapkan kode QR pada sistem pengelolaan dokumen sensus/survei BPS. Metode pengembangan sistem menggunakan model prototyping. Sistem melibatkan 5 aktor, yaitu Petugas Pemeriksa Lapangan (PML), Koordinator Statistik Kecamatan (KSK), pegawai BPS kabupaten/kota, pegawai BPS RI, dan pimpinan. Peneliti membagi sistem ke dalam dua sistem boundary. Pertama, aplikasi seluler berbasis android yang memuat fungsi pelaporan dokumen sensus/survei yang terdiri dari jumlah dokumen yang telah terisi, jumlah dokumen yang rusak, dan jumlah dokumen yang belum terisi. Kedua, aplikasi berbasis web yang terdiri dari fungsi monitoring dokumen sensus/survei dan fungsi-fungsi tambahan untuk administrator. Uji coba dan evaluasi sistem dilakukan dengan uji black box, uji keandalan kode QR, dan System Usability Scale (SUS). Berdasarkan uji tersebut, sistem yang dibangun dapat menjalankan fungsinya dan telah layak digunakan. Sistem yang dikembangkan mampu menyediakan fasilitas bagi PML untuk melaporkan jumlah dokumen dan mampu menyediakan informasi secara terpusat dan aktual.

Abstract

In conducting census or survey, BPS has a system used for document management. This system assists BPS in managing documents, especially questionnaires from procurement to distribution. The system has several problems. The incoming reports are not integrated and in a non-standard format so that it creates problems in recapitulation process. The reports are also not actual because they are obtained after the whole data collection process has been completed. The inputation method allows errors in document's identity typing. This research attempts to overcome these problems by developing an information system and implementing QR Code for BPS census/survey document management system. The system development  used the prototyping methodology. The system involves 5 actors, namely Field Inspection Officers (PML), District Statistics Coordinator (KSK), district/city BPS employees, BPS RI employees, and leaders. We divided the system into two system boundaries. First, an android-based mobile application that contains census/survey document reporting (the number of documents that have been filled in, the number of damaged documents, and the number of documents that have not been used). Second, a web-based application consists of census/survey documents monitoring and tracking functions and additional functions for administrators. System were tested and evaluated using the black box test, the reliability test of the QR code, and the System Usability Scale (SUS). Proven by these tests, the system is ready to use. It can carry out all of its functions to facilitate PML to report the condition of the documents and to provide actual information centrally for the leaders.